I po co komu umowa o realizację filmu eventowego?!

Przy tak dynamicznej realizacji jak film eventowy, rzadko wszystko idzie zgodnie z planem i umową. Jaka jest zatem jej funkcja i dlaczego treść kontraktu ma znaczenie?

Na czym polega problem?

Bywa, że w przypadku produkcji filmów eventowych, cała uwaga skupia się na organizacji samego wydarzenia. Z drugiej strony, w dzisiejszej rzeczywistości, jeśli nie ma kontentu na media społecznościowe, to tak, jakby coś się w ogóle nie wydarzyło. W przypadku branży eventowej, relacja musi być szybko, najlepiej na bieżąco, niemalże równolegle z przebiegiem imprezy. Filmowcy pracują pod presją czasu i oczekiwań klienta, który z podniesionym poziomem adrenaliny zachowuje się inaczej, niż zazwyczaj. W tej branży pracy nie brakuje przez całą dobę. Przygotowania, zdjęcia, montaż, poprawki. Żadna, nawet najlepiej napisana umowa, nie jest w stanie nadążyć tyloma zmiennymi. Mimo to, naprawdę warto, żeby była przemyślana. I podpisana!

Troje to już tłum?

Zazwyczaj w tworzenie filmu evnetowego zaangażowane są co najmniej trzy podmioty. Ten, któremu impreza ma się do czegoś przydać; agencja kreatywna, która wymyśliła, że jej klient osiągnie zamierzony cel właśnie poprzez wspomnianą imprezę oraz dom produkcyjny, odpowiedzialny za rejestrację eventu. Mimo że to agencja zleca zrobienie filmu, najważniejszym ogniwem jest klient. To on musi być zadowolony z efektu pracy. Wiadomo, że agencja i dom produkcyjny grają do jednej bramki. Klient bywa kapryśny a agencja ma dążyć do realizacji jego oczekiwań. To sprawia, że filmowcy często przystają na zmianę warunków współpracy lub podejmują dodatkowe czynności w ramach ustalonego wynagrodzenia. Po prostu czują, że na dłuższą metę to im się opłaci. Ważne jednak, by dom produkcyjny był w ogóle w stanie sprostać stawianym wymaganiom i żeby jego wynagrodzenie było satysfakcjonujące. Umowa pomiędzy agencją a domem produkcyjnym jest ważna, bo przypomina agencji, na jakie zmiany i ustępstwa na rzecz klienta, może sobie pozwolić.

Film na wczoraj, umowa na jutro

Niestety, ale w tej branży dość często umowa jest podpisywana jak emocje już opadną. Czyli po wykonanej robicie. Wcześniej agencja, zazwyczaj, przesyła draft kontraktu. Zwykle jest to ogólny wzór, najczęściej niedostosowany do bieżącej produkcji. Filmowcy zgłaszają uwagi, ktoś tam ma odpowiedzieć, ale musi poczekać, aż inny ktoś zaakceptuje. Ta osoba w końcu się odzywa, jednak w zupełnie innej sprawie. I tym sposobem, o ile wynagrodzenie w umowie jest w odpowiedniej wysokości, dom produkcyjny przystępuje do pracy, bo nadszedł dzień eventu.

W takiej sytuacji to bardzo ważne, żeby zachowywać wszelką korespondencję mailową i smsową. Pomoże ona, na wypadek rozbieżnych wersji ustalić, na co, tak naprawdę, strony się umawiały. Nie ma prawnych przeszkód, by umowę podpisać po realizacji. Nie oznacza to jednak, że data podpisania będzie tożsama z datą zawarcia. Przecież filmowcy zjawili się w określonym miejscu na podstawie wiążącego porozumienia stron. Jeśli po usłudze zostanie po prostu wystawiona faktura, wspomniane ustalenia mailowe i dokonywane w innej formie, mogą mieć szczególne znaczenie. Wystarczy, że klient zgłosi agencji, że ma zamiar przedłużyć czas korzystania z filmu. Z treści faktury nie będzie wynikało, czy agencja ma prawo do udzielenia klientowi stosownej zgody.

Wzór umowy

W przypadku umowy o produkcję eventu, trudno stworzyć uniwersalny wzór umowy. Zasadnicze elementy są wspólne dla większości umów o dzieło i świadczenie usług. Można jednak wyróżnić elementy, które koniecznie muszą się w tym specyficznym kontrakcie znajdować. Nie wspominam poniżej o kwestiach podstawowych i typowych dla umów o dzieło z przeniesieniem praw autorskich.

Oznaczenie stron: niby sprawa oczywista przy podpisywaniu każdej umowy, jednak przy produkcjach eventowych szczególnie istotna. Trzeba pamiętać o tym komu finalnie będzie się wystawiać fakturę i że osoba, z którą prowadzi się korespondencję mailową, niekoniecznie ma prawa do reprezentowania podmiotu. W przypadku spółek, warto upewnić się w KRS, dostępnym online i bezpłatnie, kto jest uprawniony do reprezentowania podmiotu na zewnątrz. Jedna osoba czy może dwie, działające łącznie?

Oznaczenie przedmiotu umowy: poza tym, co charakterystyczne dla każdej umowy o produkcję filmu, czyli specyfikacja materiału, liczba klipów, czas trwania, warto nalegać na to, by do umowy załączony był zaakceptowany przez klienta scenariusz. W zależności od eventu, będzie on miał różną formę. Czasami ograniczy się do tych elementów imprezy, które koniecznie muszą być utrwalone. Trzeba pamiętać o dogadaniu się w kwestii ogrywania przygotowań i after party.

W umowie warto wskazać listę logotypów, mających pojawić się w filmie, plus określić proporcje. Imprezy zwykle mają kilku sponsorów, ich wkład finansowy jest różny i powinno to znaleźć odzwierciedlenie w ekspozycji logo lub innych elementów identyfikujących przedsiębiorcę. Jest to o tyle ważne, że w przypadku niedogadania się, dogranie odpowiednich ujęć zwykle nie będzie możliwe.

Kwestia praw autorskich: zazwyczaj agencja będzie chciała pełnię praw, bo tyle sama obiecała klientowi. Trzeba o tym pamiętać, podpisując umowy z podwykonawcami. Jeśli będą oni skłoni zgodzić się jedynie na licencję, to zwykle lepiej szukać innych współpracowników. Po pierwsze, dom produkcyjny nie będzie mógł obiecać, że wolno mu przenieść prawa do klipów. Po drugie, będzie mu towarzyszyła niepewność, czy przypadkiem współautor materiału nie wypowie umowy licencyjnej. I po trzecie, zapewne za każde jej przedłużenie, będzie sobie życzył dodatkowego wynagrodzenia, które nie zostało ujęte w budżecie.

Szczególną uwagę trzeba poświęcić zakresowi praw do muzyki, jeśli taka ma być zsynchronizowana z obrazem. Inaczej będą wyglądały kwestie udźwiękowienia materiału z koncertu, tu organizator zapewne postara się o odpowiednie prawa, a inaczej wykorzystanie dynamicznego kawałka przy zawodach sportowych. Istotny jest budżet. Jeśli klient wygospodaruje kwotę pozwalającą jedynie na pokazanie klipu w Internecie, ale zamierza go puszczać w formie reklamy w telewizji, dom produkcyjny może mieć problem. Warto, by załącznikiem do umowy był zakres licencji, na której wolno korzystać z muzyki. Dodatkowo także zastrzeżenie, że jeśli klient będzie czynił użytek z materiału poza opłaconymi granicami, to zwróci wszelkie koszty, związane z roszczeniami, kierowanymi przeciwko domowi produkcyjnemu.

Ilość „bezpłatnych” poprawek: chodzi oczywiście o te, które mieszczą się w ustalonym wynagrodzeniu. Jest to bardzo problematyczna kwestia. Załóżmy, że materiał ma być udostępniony na portalach społecznościowych o 9:00 rano a rejestruje imprezę, która skończyła się bardzo późnym wieczorem. Okoliczności nie sprzyjają wymachiwaniu umową i stanowczemu informowaniu, że albo będzie dodatkowa kasa, albo nic nie będzie. Podwyższenie budżetu wymaga zwykle zgody klienta agencji a ten odsypia event. Jak tylko się obudzi, będzie chciał sobie go przypomnieć, oglądając materiał. Przypominanie o warunkach umowy w zakresie poprawek zostanie potraktowane nie jako uprawnienie, a takim niewątpliwie jest, ale jako utrudniający życie szantaż. Są to sytuacje, w których optymalnego rozwiązania nie odnajdzie się w żadnej ustawie ani umowie.

Jeśli filmowiec pracuje pod mniejszą presją czasu, poza harmonogramem zdawania poprawek i kosztorysem, warto dodać, że nie mogą one skutkować koniecznością dodatkowych dni zdjęciowych. Aby nie były one potrzebne, pracownik agencji powinien czuwać na planie i na bieżąco monitorować czy jest zadowolony z ilości i treści materiału.

Film w portfolio

Wielu filmowców zakłada, że zawsze przysługuje im prawo do chwalenia się  w swoim portfolio najlepszymi produkcjami. Uważają, że skoro nie oferuje się kolejnemu klientowi produktu, za który zapłacił ktoś inny, to wszystko jest w porządku. To jednak zależy od umownych uregulowania kwestii praw autorskich. Jeśli doszło do ich przejścia, a tak jest najczęściej przy filmach eventowych, zamieszczenie produkcji na swojej stronie przez filmowca, stanowi naruszenie prawa. Czy klient może mieć coś przeciwko, skoro nie są pobierane opłaty za dostęp do klipu, do którego nabył prawa? Może! Przykładowo, jeśli produkcja jest naprawdę świetna, zamiast generować ruch za stronie klienta i potęgować zainteresowanie jego towarem bądź usługami, wszystko idzie na konto filmowca. Poza tym, być może ze względów biznesowych, zamawiający będzie chciał zastąpić produkcję nową. Dostęp do filmu przez stronę jego producenta może nie wpisywać się w obraną strategię.

Często jednak, mimo nabycia wyłącznych praw autorskich, klient nie będzie miał nic przeciwko zamieszczeniu filmu w portfolio. Warto ową dobrą wolę podkreślić postanowieniami umowy. Wystarczający będzie zapis o udzieleniu na rzecz domu produkcyjnego nieopłatnej, nieograniczonej czasowo ani terytorialnie licencji na korzystanie z filmu w celach autopromocji. Dobrze wymienić sposób,  w jaki będzie się to odbywało. Zazwyczaj poprzez zamieszczenie na konkretnej stronie internetowej lub w mediach społecznościowych. Przydatne może być sprecyzowanie, że chodzi zarówno o korzystanie z całości klipu jak i z jego fragmentów, na przykład w materiale typu showreel. Podpisując umowę z agencją dobrze jest dodać, że w przypadku przeniesienia praw do filmu na osobę trzecią, czyli jej klienta, zobowiązuje się ona do wprowadzenia tej licencji do podpisywanej przez siebie umowy. Minusem tego typu zezwolenia jest możliwość wypowiedzenia. Jest to jednak koszt, wynikający z chęci korzystania z filmu za darmo.

Wizerunek: prawo autorskie czy RODO?

Wejście w życie ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, RODO, wprowadziło panikę. Przez pierwsze miesiące jego obowiązywania, przedsiębiorcy skupiali się bardziej na klauzulach informacyjnych, niż na treści samej umowy. Powstało już wiele opracowań na ten bardzo szeroki, i wciąż pozostawiający mnóstwo wątpliwości, temat. Ja mam zamiar zwrócić uwagę jedynie na kilka kwestii, porządkujących jeden z aspektów stosowania RODO przez filmowców.

Z jednej strony zasady rozpowszechniania wizerunku są uregulowane w ustawie o prawie autorskim, z drugiej są objęte zakresem RODO. To nie tak, że jedne przepisy uszczegóławiają drugie albo któreś są ważniejsze. Po prostu chronią różne interesy osoby, której wizerunek jest rozpowszechniany i przetwarzany. Cechy, po których można rozpoznać daną osobę stanowią niezwykle istotne dobro osobiste, umożliwiające autoekspresję. Ich rozpowszechnianie powinno odbywać się zgodnie z wolą uprawnionego. Odmienną sytuację może uzasadniać istoty interes publiczny lub, wyjątkowo, względy pragmatyczne. Wizerunek stanowi jednocześnie informację, umożliwiającą identyfikację osoby fizycznej. Jednym z zadań RODO jest zwiększenie skuteczności ochrony danych osobowych w UE, m.in. poprzez nałożenie określonych obowiązków na podmioty decydujące o przetwarzaniu tego typu informacji i podmioty przetwarzające.

Bywa, że ochrona wizerunku jako dobra osobistego wymaga podjęcia takich samych czynności, jak wypełnienie obowiązków nakładanych przez RODO. Niekiedy jednak, działanie zgodne z rozporządzeniem może nie być uzasadnione w świetle przepisów prawa autorskiego. Przykładowo, w przypadku działalności prasowej w twórczym aspekcie, literackiej i artystycznej a także wypowiedzi akademickiej, RODO przewiduje zwolnienie m.in. od uzyskania zgody oraz dopełnienia obowiązku informacyjnego czy zasad przetwarzania danych. Przepisy prawa autorskiego nie wprowadzają takich wyjątków od uzyskania zgody na rozpowszechnienie wizerunku. Do krzyżowania się zasad doszłoby, przykładowo, w przypadku filmu o charakterze informacyjnym, przedstawiającym osobę publiczną w związku z pełnionymi przez nią funkcjami. Informacja ta może być przydatna przy ogrywaniu otwarcia instytucji użyteczności publicznej, ale także, prawdopodobnie, ponieważ nie ma w tym zakresie jednoznacznego orzecznictwa sądowego, rozpowszechnienia wizerunku influencera, który przybył na imprezę z okazji premiery żelu do mycia twarzy.

Każdy filmowiec powinien znać zakres obowiązku informacyjnego oraz zasady przetwarzania danych osobowych. Część z wymogów jest powtórzeniem tego, co od dawna jest znane na gruncie prawa autorskiego. Doszły jednak też nowe kwestie.

Uwaga! O ile nie ma przeszkód, by zobowiązać pod rygorem odszkodowania organizatora imprezy do załatwienia spraw, związanych z uzyskiwaniem zgód na rozpowszechnianie wizerunku, wedle reguł prawa autorskiego, to raczej nie można scedować obowiązków informacyjnych nakładanych przez RODO. Zawahanie wynika z braku praktyki postępowania organów kontrolnych, ponieważ przepisy obowiązują, stosunkowo, od niedawna.

Warto także przeanalizować rolę, jaką pełni filmowiec w łańcuchu przetwarzania danych. Jeśli produkcję klipu zleca agencja a sam filmowiec nie będzie później rozpowszechniał materiału, można przyjąć, że działa jako podmiot przetwarzający dane. Ciążą na nim inne obowiązki, niż na administratorze. Jeśli jednak film trafi do portfolio na stronie filmowca, przestanie on jedynie przetwarzać dane osobowe, w postaci wizerunków utrwalonych osób.

Zaufali nam

Dla niektórych filmowców, naturalną konsekwencją udanej współpracy, jest wrzucenie na swoją stronę logo zadowolonego klienta. Często zresztą nie bezpośrednio swojego, ale agencji, na zlecenie której powstał materiał. Zalecam ostrożność w tego typu praktykach. Po pierwsze, czasami tego typu działania są niezgodne z klauzulą o poufności współpracy. Po drugie, zamieszczenie cudzego logo bez zgody, może stanowić naruszenie prawa autorskiego do identyfikacji graficznej, ale, przede wszystkim, nieuprawnione korzystanie z cudzej renomy. Może się zdawać, że chodzi jedynie o informację o kontrahencie. Zwykle jednak, jej podanie ma charakter reklamowy i ma pokazać filmowca w jak najlepszym świetle. Właściciele ekskluzywnych i rozpoznawalnych marek nie zawsze lubią, jeśli jego źródłem jest blask, który ich otacza. Trzeba także pamiętać, że zazwyczaj klientem filmowca jest agencja. Jeśli zatem filmowiec ma zamiar zamieszczać czyjekolwiek, poza swoim, logo na stronie, niech zadba o odpowiednie postanowienia w umowie.

Tekst ukazał się, pod innym tytułem, w magazynie “Film&TV Kamera”, Nr 1/2019